广东德纳律师事务所财务、行政、前台工作职责(2013)

日期:2013-04-22 11:18:40

为规范律师事务所行政管理制度,提高员工工作效率,现将本所行政人员工作职责规范如下:

一、行政事务:

    (一)行政前台

1、每周一向各律师发送德纳心语。

2、负责低值易耗用品(名片、纸张)的发放、使用登记和离职时的缴回;负责固定资产清点和管理。对所里的财物进行登记保管,负责对外开具放行条。

3、认真、及时的完成本所律师交打的文件资料,协助律师完成相关复印工作。应按接受文稿的先后和律师需要文稿的时间安排打印和复印的顺序。

4、关注律师协会,广东省司法厅公布的最新消息,对需要律师关注的信息及时通知,遇有关系公共消息或紧急情况时,及时以短讯或电话方式通知。律师协会培训讲座的通知,本所学习会议及所有活动的通知。

5、对外发布招聘信息,对内登记管理人员信息,及时将变更的律师个人信息更新制本所网站,包括律师信息,实习律师信息等。

6、配合治安管理部门、物业处整理本单位人员信息登记等人事性事项。

7、对外日常事务的联络。如网络维护、复印机维护、花木维护、企业邮箱的维护、饮用水补充,与办公场所的物业管理机构接洽做好写字楼本体的维修与养护等,保证一切正常使用和供应。

8、负责每月对行政部人员的考勤记录制作表格,每月1日将上月考勤统计表报行政主管。

9、每月月末对公共资源的使用进行清算,包括:由所里统一定制的预支款项的律师名片,律师领取的需要收费的材料清单,以及复印机纸张使用量的统计清零、超额量收费等。

10、每日下班前,负责保洁工作,检查所有房间空调、灯光是否关闭,房门是否反锁,打印机、复印件、水电开关是否关闭。

 

附:前台工作礼仪规范

1、服饰大方得体,态度亲切礼貌,对每个入所的律师和客人要笑脸相迎。

2、注意电话礼仪,运用规范语言(“您好,广东德纳律师事务所”“请稍等”“很抱歉,某律师外出办案了,请问您需要留下口讯吗”等)和亲切的语调接听电话。

3、每日提前10-15分钟到达工作岗位,9点前开启打印机、复印机,水电开关等,保证同事,律师正常使用。到楼层大堂领取报纸信件,做好信件、传真的分发工作,对代律师签收的快件应当进行登记,及时通知律师并做好相应签收工作。

4、主动引导等候客人到会客区入座并通知其拜访的律师,得到律师许可后方可进入。对闲杂人员做好解释与回绝工作,保持良好的办公秩序。遇有紧急情况,要及时上报事务所负责人。

5、负责会议室(接待室)的使用安排、茶水准备和整理。按预定会议室的情况,做好使用安排。

(二)网管

1、对包括服务器在内的本所电脑及网络设施做好软、硬件的管理与维护,使其在工作时间保持良好的工作状态。

2、制止未经许可的人员打开及使用本所网络服务器及办公电脑。

3、对本所电脑做好病毒防范及病毒预警,防止本所电脑感染病毒。

4、帮助律师解决使用电脑中遇到的问题,并给予必要的技术指导。

5、及时做好本所互联网站内容的制作、更新及维护。

6、做好本所网站及相关品牌产品的设计和网站的宣传,通过网站提高本所的知名度。

7、其他与网络相关的事宜。

   (三)行政文员:

1、负责本所及本所律师相关证照的年检、申办等工作,包括但不限于律所执业证、组织机构代码证、人事立户证、律师执业证的年检,实习证、律师执业证的申办,执业律师的转所、注销等;

2、负责本所员工入户、港澳通行证等手续的办理;

3、协助行政主管制作对外投标项目的标书,编纂与整合律师事务所的推广材料;

4、负责收集并整理本所新闻、杂志、资料等,并及时更新到本所网站;并定期对各大网站的本律所注册信息及联系方式维护及推广;

5、领导安排的其他事务。

(三)行政主管:

1、日常行政管理工作及财务审批

(1)负责管理公章,审批基本法律文件以外的其他需要盖章的材料,监督日常用章及数据的维护;

(2)负责对律师事务所执业证、组织机构代码证、税务登记证、人事立户证的保管以及对上述四项证书原件出借的审批登记、签收留底;

(3)律师事务所各行政流程规范的制定;律师事务所规章制度的起草、管理、装订成册;

(4)对本所合伙人会议进行记录与整理;

(5)负责律所办公用房的分配调整;管理办公用品,并对办公用品及各部门文明办公,包括环境卫生进行检查督促; 

(6)检查全体员工出勤状况,按照所里有关规定,督促员工遵守所里规范和人事纪律;

(7)律师事务所活动的安排、策划、主持,与活动场所的联络,活动时间的安排、通知前台发布;

(8)处理客户投诉。

(9)负责小额(人民币伍仟元以下)的费用报销单、提款单等单据的最终审批,审批时应审查其合理性、合法性。

2、人事管理工作    

(1)提前统计即将到期的执业合同的律师名单,负责律师执业合同的新签及续签工作;  

(2)负责人员的招聘工作,对部门缺员进行推荐;组织应聘人员的面试;负责新入职员工的入职登记及劳动合同的签订;负责规划、执行员工的培训工作;

(3)对离职人员进行离职登记,安排人员对离职人员的工作进行交接并向主管部门的领导报告;

(4)负责所里全体员工的劳动合同、档案的管理;
(5)负责所内各项人事制度的传达,实施和检查。

   3、对外管理

(1)负责与《中国律师》等杂志对律所的推广活动进行联系;

(2)组织接待访客等相关外联工作,负责组织好律所的公关活动,树立律所良好形象;

(3)负责本所网络、电话、花草、清洁等合同续签及沟通衔接;

(4)与律协、司法局联络工作,负责律协、司法局发布的与律所有关的文件的传达;

(5)负责本所对外投标项目的标书的制作及本所宣传材料的编撰等工作;

  4、其他行政事务

二、财务会计:

(一)财务主管:

1、制定有关财务管理的规章制度。

2、负责对律师提款单、办公费用的报销单等单据进行初步审核,审核时应审查其合理性、合法性。

3、依原始凭证及时编制记账凭证,并将有关收入、费用往来等凭证复印件交事务所主任审阅;依记账凭证和汇总记账凭证及时登记明细分类账和总分类;依总分类账编制财务报表等财务文件。

4、保管财务章,并按照本所印章管理制度使用。

5、每月办理纳税申报(个人所得税表、地方税表或季度合伙人纳税申报表)。

6、每月工资表的编制、合伙人帐务核算、事务所成本、费用核算。

7、外部财务资料(记账凭证、帐簿、税表、财务报表审计报告等)的保管。

8、负责复印机、网络维护、饮用水、植物租用等日常用度的结算事宜。

9. 每月律师管理费用账单的编制

(二)出纳

1、负责律所全体人员社保及住房公积金的办理。

2、收取律师管理费、社保费及住房公积金,对拖欠上述费用的律师进行催收。

3、对经主任或主管审批的律师提款、房租等款项网上审批支付,支付时应注意核对收取方的账号、支付金额等信息,每月相关费用的支付,报销费用的支付。

4、对公共事务部各律师的工资、提成及支出等费用进行统计。

5、现金、银行存款的管理,登记日记账,掌握资金的流动、结余。

6、发票的开具,统计,领购发票等。

7、协助律师签订委托代理合同、所函、介绍信、会见信、顾问合同等法律文书,对法律文书进行登记(以及备份数据维护),并对填写完整的文书盖章。每月对盖章文件进行汇总,对尚未交还原件的律师进行限期催收,并负责以上案件信息的电子维护。

                                                                                                        广东德纳律师事务所

                                                                                                      二0一三年二月十六日   

所属类别: 文件公告

该资讯的关键词为: